Appels d'offres publics au Québec : enjeux, pratiques et perspectives d'amélioration

Dans le processus d’appels d’offres publics au Québec, le prix occupe une place prépondérante dans l’attribution des contrats. Mais le plus bas soumissionnaire est-il celui qui répondra le mieux aux besoins d’un organisme public? Pas nécessairement. Dans certaines situations, l’évaluation de la qualité permet de départager les propositions. Encore faut-il savoir quand, comment le faire et ce que nous voulons acheter.

Chaque année, les organismes publics québécois accordent de 30 à 35 milliards de dollars en contrats à différents fournisseurs. Ce processus public est encadré par des règles strictes visant notamment à assurer la transparence, l’équité et l’accessibilité aux fournisseurs.

Selon Jean-Pierre Ménard, expert en approvisionnement, gestion des stocks et logistique et formateur à ÉTS Formation, environ 87 % de ces contrats sont attribués selon la démarche du plus bas soumissionnaire conforme, 12 % selon un processus qualitatif et 1 % selon un processus de sélection personnalisé respectant les principes de la Loi sur les contrats des organismes publics.

Quelle approche choisir?

Lorsque le bien ou le service recherché peut être défini de façon claire et précise, le prix peut constituer le principal élément permettant de départager les soumissionnaires. L’organisation doit alors déterminer avec suffisamment de précision le résultat attendu et les exigences auxquelles le fournisseur devra se conformer. « On ne néglige pas la notion de qualité, on ne néglige pas l’admissibilité des fournisseurs, on ne néglige pas que ce fournisseur-là sera en mesure de livrer le produit ou le service, mais son seul élément distinctif entre les propositions reçues va être le prix proposé », souligne Jean-Pierre Ménard. « Comme c'est ouvert à l'ensemble des gens de l'industrie, il faut regarder la notion du résultat, donc la performance attendue par l'organisme, peu importe la manière dont le fournisseur va s'y prendre pour le livrer. »

Les choses se compliquent lorsque plusieurs solutions peuvent répondre au besoin, ou que les compétences de l’équipe proposée ont une incidence importante sur le résultat attendu. Jean-Pierre Ménard prend l’exemple d’une organisation qui a besoin des services d’agents de sécurité. Si le besoin se limite à l’observation de caméras de surveillance, les exigences sont alors relativement simples à définir et le plus bas soumissionnaire pourra facilement répondre aux exigences. Cependant, si l’organisme est à la recherche d’agents de sécurité pour un grand événement international, où ceux-ci auront, en plus d’assurer la sécurité, la tâche de guider les visiteurs, d’interagir avec différentes clientèles et d’intervenir dans des situations complexes, il serait plus à propos d’évaluer les compétences de l’équipe proposée avec un appel d’offres qualitatif.

Accepter de payer davantage

Pour Jean-Pierre Ménard, une question fondamentale doit être posée avant de choisir l’appel d’offres qualitatif : sommes-nous prêts à payer davantage pour obtenir une meilleure proposition?

Le formateur compare cette réflexion à une note scolaire. Si une note de 70 % répond parfaitement aux besoins de l’organisation, pourquoi payer davantage pour obtenir 80 ou 90 %?

Cette décision est importante car une évaluation qualitative exige davantage de ressources pour compléter le processus de sélection. Aux étapes habituelles de préparation et de gestion d’un appel d’offres s’ajoutent notamment l’élaboration des critères, la constitution d’un comité de sélection et l’évaluation des propositions. Selon Jean-Pierre Ménard, la préparation d'un appel d'offres peut représenter autour de 175 heures de travail. Le recours à un comité de sélection peut en ajouter environ 75. « Lorsqu'on additionne le temps consacré au processus par le requérant, les responsables de l'approvisionnement, les membres du comité et les gestionnaires appelés à l'approuver, ces fameux 75 heures finissent par coûter énormément cher dans la démarche. Mais si c’est requis, qu’on le fasse », souligne-t-il.

Une fois la voie qualitative choisie, encore faut-il déterminer ce que l'on souhaite réellement évaluer. Doit-on, par exemple, exiger cinq années d'expérience de la firme ou de la personne qui réalisera le mandat? La nuance peut sembler mince, mais elle peut modifier considérablement le bassin de fournisseurs admissibles. D'où l'importance de choisir des critères directement liés au résultat recherché.

Mieux connaître le marché pour mieux acheter

Une étape déterminante dans le processus d’appels d’offres est souvent négligée : la vigie du marché.

Idéalement, l’équipe d’approvisionnement d’une organisation devrait prendre le temps de comprendre l’offre disponible, la capacité des fournisseurs et le moment opportun pour lancer son appel d’offres. Dans la réalité, les contraintes de temps, les échéances budgétaires et les besoins urgents réduisent souvent cette période d’analyse.

« Il n’y a pas d’appel d’offres idéal », reconnaît M. Ménard. L’expérience permet toutefois d'en reconnaître progressivement les pièges, de poser de meilleures questions et d’améliorer ses pratiques.

C’est justement l’objectif de la formation Les appels d’offres qualitatifs en marché public, offerte par ÉTS Formation. Destinée aux personnes qui sollicitent des fournisseurs par le biais d’appels d’offres publics, elle permet notamment de mieux comprendre les systèmes de pondération et d’évaluation, de déterminer des critères pertinents et de faciliter le travail des comités de sélection. Car avant de chercher le meilleur soumissionnaire, encore faut-il avoir choisi la bonne façon de le chercher.