5 conseils pour des réunions hybrides efficaces et productives

Les réunions hybrides – qui regroupent à la fois des participants et participantes à distance et en présentiel – gagnent en popularité depuis le début de la pandémie et la normalisation du télétravail. Bien que différentes, elles ne sont pas plus difficiles à rendre efficaces et productives, surtout avec ces quelques conseils de Jorj Helou, formateur chez ÉTS Formation.

1. Une préparation efficace
S’il est important que l’animateur ou l’animatrice d’une réunion soit bien préparé·e, il est tout aussi important que les participants et participantes le soient également. Pour ce faire, on mise sur les travaux préparatoires. « Plutôt que de donner la documentation en début de réunion, on l’envoie à l’avance et on demande aux personnes participantes de la lire pour donner leur point de vue en répondant à deux ou trois questions de sondage. L’animateur ou l’animatrice compilera ensuite les réponses et les présentera au début de la rencontre », suggère le coach, facilitateur et concepteur de formations Jorj Helou, formateur chez ÉTS Formation.

Cette opération permet non seulement de gagner du temps, mais également d’impliquer et de faire réfléchir chacun des participants et chacune des participantes en amont, et cela, peu importe s’ils et elles y assistent en présence ou à distance.

2. Un ordre du jour structuré
Un autre point essentiel pour gagner en efficacité : établir un ordre du jour. « On y annonce les sujets, les personnes en charge de chacun des points et la durée de ceux-ci », précise monsieur Helou.

Lorsqu’on est en mode hybride, on porte une attention particulière aux personnes qui vont prendre la parole afin de s’assurer de ne pas favoriser celles en présentiel au détriment des personnes à distance.

3. Une prise de parole équitable
La gestion de la prise de parole est un autre aspect primordial pour une réunion hybride efficace et productive. « Le critère le plus important pour réussir une réunion est d’assumer son leadership. Je ne parle pas de devenir un dictateur ou une dictatrice, mais d’être capable de gérer la prise de parole », mentionne le formateur chez ÉTS Formation.

Rien de plus frustrant que de se sentir négligé·e lorsqu’on assiste à une réunion à distance. S’il est convenu que les personnes devant leur ordinateur doivent garder leur micro fermé et lever une main virtuelle pour prendre la parole, les personnes en présentiel devraient, elles aussi, avoir l’obligation de lever la main pour intervenir.

4. Des paramètres déterminés en équipe
Outre les règles concernant la prise de parole, certains paramètres devraient être établis par les équipes afin d’assurer des rencontres hybrides efficaces et productives. Par exemple : respecter le temps alloué à chacun des points de l’ordre du jour, ne pas couper la parole, etc. « Ces règles d’or devraient être revisitées deux fois par année en se posant les questions suivantes : qu’est-ce qu’on apprécie dans nos réunions et qu’on doit continuer à faire? Qu’est-ce qu’on aime moins et qu’on devrait modifier? », propose monsieur Helou.

5. Une activité de connexion
Le plus grand piège des réunions hybrides est d’oublier les participants et participantes qui sont à distance. Afin de connecter tout le monde, Jorj Helou propose de prendre quelques minutes, en début de réunion, pour une activité brise-glace. « Il y a plein de jeux simples qui permettent aux gens de parler, de raconter des choses. Il est important d’investir ce temps dans la création des relations. »

Envie d’en savoir plus? Nous vous suggérons de suivre la formation Pour des réunions efficaces et productives donnée par monsieur Jorj Helou.